Ra quyết định và tiêu chí
Việc đưa ra quyết định phù hợp là một yếu tố quan trọng trước khi bắt đầu thực hành bảo quản. Việc ra quyết định để bảo quản nên được thực hiện dựa trên ý nghĩa và giá trị của vật liệu. Ý nghĩa được coi là có hai thành phần chính: tầm quan trọng và chất lượng . “Tầm quan trọng” liên quan đến vai trò của bộ sưu tập như một bản ghi, và “chất lượng” bao quát toàn diện, chiều sâu, độc đáo, tính xác thực và danh tiếng của bộ sưu tập. Hơn nữa, phân tích ý nghĩa của vật liệu có thể được sử dụng để khám phá thêm về ý nghĩa của chúng. Việc đánh giá tầm quan trọng cũng có thể hỗ trợ cho việc ghi chép nguồn gốc và bối cảnh để tranh luận về trường hợp cấp kinh phí cho đối tượng và thu thập.
Các hình thức có ý nghĩa có thể là lịch sử, văn hoá, xã hội, hoặc có ý nghĩa về mặt thuộc linh. Trong bối cảnh bảo quản, thư viện và các văn khố quyết định theo những cách khác nhau. Trong thư viện, việc ra quyết định có thể nhắm mục tiêu các tài liệu đang nắm giữ hiện tại, trong khi trong các kho lưu trữ, các quyết định để bảo quản thường được thực hiện khi có tài liệu. Vì vậy, các tiêu chí khác nhau có thể là cần thiết vào những dịp khác nhau. Nói chung, đối với các tiêu chí lưu trữ, các điểm bao gồm: 1) đặc điểm của một bản ghi (mục đích, người tạo, vv); 2) chất lượng của thông tin trong hồ sơ; 3) bản ghi trong ngữ cảnh (một phần của một loạt hay không); 4) sử dụng tiềm năng và những hạn chế có thể; Và 5) chi phí so với lợi ích từ sự tồn tại của nó . Đối với các tiêu chí lưu trữ, sau đây là bằng chứng quan trọng: 1) độc đáo, 2) không thể thay thế, 3) mức độ tác động cao – theo thời gian hoặc địa điểm, 4) mức độ ảnh hưởng cao, 5) đại diện của một loại, và 6) giá trị so sánh (Hiếm, đầy đủ, toàn vẹn so với những người khác thuộc loại này).
Lựa chọn
Kể từ những năm 1970, Trung tâm Bảo tồn Tài liệu Đông Bắc đã tuyên bố rằng nghiên cứu hiểu biết nhu cầu của kho lưu trữ / thư viện vốn có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại của các kho lưu trữ và thư viện. Để bảo tồn một bộ sưu tập để tồn tại trong một thời gian dài thì điều quan trọng là phải có một kế hoạch bảo tồn có hệ thống. Bước đầu tiên trong việc hoạch định chương trình bảo tồn là đánh giá nhu cầu bảo tồn hiện tại của cơ sở. Quá trình này đòi hỏi phải xác định các nhu cầu chung và cụ thể của việc thu thập, thiết lập các ưu tiên và thu thập các nguồn lực để thực hiện kế hoạch.
Bởi vì ngân sách và thời gian giới hạn yêu cầu phải đặt ra mức độ ưu tiên, tiêu chuẩn đã được thiết lập bởi nghề để xác định những gì nên được bảo quản trong một bộ sưu tập. Các cân nhắc bao gồm điều kiện hiện tại, hiếm, và giá trị thị trường và bằng chứng. Với các định dạng không phải là giấy, sự sẵn có của thiết bị để truy cập thông tin sẽ là một yếu tố (ví dụ như thiết bị phát lại cho các tài liệu nghe nhìn, hoặc các đầu đọc microform). Một tổ chức nên xác định có bao nhiêu, nếu có, kho khác giữ tài liệu, và xem xét phối hợp các nỗ lực với những người làm.
Các thể chế cần thiết lập một môi trường thuận lợi để bảo vệ sự thay đổi, liên quan đến nhân viên, và tạo sự hiểu biết giữa các chính quyền và nhân viên. Các bước đầu tiên mà một tổ chức nên thực hiện, theo NEDCC, là thiết lập một chính sách xác định và đánh giá quá trình hành động và tạo ra khuôn khổ để thực hiện các mục tiêu và ưu tiên.
Có ba phương pháp để thực hiện một cuộc khảo sát bảo tồn: đánh giá bảo quản chung, các điều tra tình trạng thu thập, và điều tra từng mặt hàng. Điều tra điều kiện chung có thể là một phần của một bản kiểm kê thư viện.
Lựa chọn để điều trị xác định sự sống còn của vật liệu và phải được thực hiện bởi một chuyên gia, dù là liên quan đến một chính sách phát triển bộ sưu tập đã được thành lập hay trên cơ sở từng mặt hàng. Khi đối tượng hoặc bộ sưu tập đã được chọn để bảo quản, việc xử lý phải được xác định phù hợp nhất với vật liệu và kho của nó. Nếu thông tin là quan trọng nhất, định dạng lại hoặc tạo ra một đại diện là một lựa chọn có khả năng. Nếu bản thân artifact có giá trị, nó sẽ nhận được sự bảo tồn, lý tưởng là có tính chất đảo ngược